Систематизация документов
Систематизация документов является одной из основных составляющих успешной работы делопроизводственной службы. Известно, что для решения некоторых текущих задач зачастую необходимо применять имеющуюся документацию.
Проблемы хранения и поиска документов
Однако далеко не всегда можно быстро найти нужный документ, ведь в процессе деятельности компании скапливается огромное количество бумаг, беспорядочное хранение которых приводит к существенной трате времени на их поиски и, соответственно, на решение важных деловых вопросов. К счастью, избежать этого очень легко – для этого лишь нужно периодически производить процедуру под названием систематизация документов.
Что понимается под систематизацией документов
Под систематизацией документов подразумевают сортирование деловых бумаг, которые относятся к одному направлению деятельности или же к определенному временному промежутку. После проведения сортировки документы подшиваются в отдельную папку, которая получает собственную этикетку с определенными данными. Далее сформированная папка фиксируется в специальном журнале, где указывается не только ее название, но и срок хранения. По истечении указанного срока дело может быть переведено в архив организации или сдано в государственный или частный архив.
Требования к документации
Систематизация документов является процедурой со строгим регламентом, поэтому ее проведением должны заниматься только высококвалифицированные специалисты. Более того, выполнение данного вида работ предусматривает еще и заботу о физическом состоянии документации. Все документы, которые принимают участие в систематизации, должны быть подшиты в качественные папки с твердыми обложками, поскольку только таким образом можно избежать быстрого физического износа документов.
Хранение систематизированных документов
Кстати, систематизация деловой документации необходима как бумагам длительного хранения, так и документам, срок годности которых составляет менее десяти лет. Причем систематизированные документы можно хранить как в организации, так и в специальных архивах. Последний вариант на сегодняшний день является самым лучшим, поскольку только таким путем можно обеспечить безопасность хранения ценных деловых бумаг.
Услуги частных архивных компаний
Если компания не располагает квалифицированными кадрами, которые должны выполнять систематизацию документов или же на выполнение данной процедуры просто-напросто не хватает времени, тогда можно заказывать услуги по систематизации документов в частных архивных компаниях.
Работа компании «Архив Гарант»
Систематизация документов является одним из основных направлений работы компании «Архив Гарант». Высокая квалификация наших специалистов позволяет в короткий промежуток времени выполнить все архивные работы , связанные не только с систематизацией документов, но и с передачей сформированных дел в архив.
Источник
Что значит систематизация документов
4.1.4. Порядок систематизации дел в пределах архивного фонда организации
Архивные документы от организаций — источников комплектования принимаются на постоянное хранение в архив только в упорядоченном состоянии, поэтому заниматься систематизацией дел внутри архивного фонда сотрудникам архивохранилища, как правило, не приходиться.
Систематизация электронных документов и формирование контейнеров электронных документов перед передачей их на хранение в архив осуществляется в организации — источнике комплектования в соответствующей информационной системе.
В ряде случаев в архивах проводится систематизация дел внутри архивного фонда:
· при поступлении в архив россыпи документов (архивные документы в россыпи могут поступить в архив в случае срочной ликвидации организации, вследствие чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий);
при переработке описей (переработка описи предусматривает составление новой описи взамен старой, которая не отвечает требованиям поиска и учета архивных документов. В процессе переработки описи проводится экспертиза ценности документов, уточнение их фондовой принадлежности, крайних дат, уточнение или составление новых заголовков дел, а также осуществляется систематизация дел по вновь разработанной схеме. В ряде случаев составляется и новый справочный аппарат к описи.
Сотрудники архивохранилища должны хорошо знать правила классификации, которая отражает внутреннюю организацию дел архивного фонда и закрепляется описью на них.
В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения, которые являются классификационными единицами архивного фонда.
Единицей хранения архивных документов на бумажной основе является дело, т.е. совокупность документов или отдельный документ, заключенные в обособленную обложку или папку.
Единицей хранения электронных документов в настоящее время считается контейнер электронного документа, т.е. упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные ( zip -архив).
Организация архивных документов на бумажной основе в пределах архивного фонда складывается из следующих этапов :
· определение признаков и разработка схемы классификации дел архивного фонда (этап классификации);
· распределение дел в соответствии со схемой классификации (этап систематизации).
Таким образом, процессу систематизации дел внутри архивного фонда предшествует разработка схемы классификации дел в пределах архивного фонда . Под классификацией архивных документов в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.
В основе разработки классификационной схемы учитываются те же признаки, которые учитываются и при формировании архивных документов и дел в делопроизводстве организации, и при их описании.
Распределение дел внутри архивного фонда производится с учетом основных и второстепенных признаков.
Практическое осуществление классификации дел в пределах архивного фонда называется систематизацией.
Основными классификационными признаками являются:
· структурный – в соответствии со структурными подразделениями организации- фондообразователя ;
· функциональный или отраслевой – с учетом функций или отраслей деятельности организации- фондообразователя ;
· тематический – по темам, которых касается содержание документов;
· хронологический – по периодам, к которым относятся документы.
Второстепенными классификационными признаками являются:
· номинальный — по видам дел, видам и разновидностям документов;
· авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов;
· корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондообразователем ;
· предметно-вопросный — с учетом вопросов, которых касается содержание документов;
· географический — по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты;
· хронологический — по датам, к которым относятся документы.
Для составления схемы классификации необходимо запомнить 4 правила!
Правило первое – для разработки схемы используют только основные признаки.
Правило второе – из всей совокупности признаков берут только два.
Правило третье – одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический.
Правило четвертое – выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами.
Исходя из этих 4-х правил можно построить несколько типов классификационных схем:
· хронологически-структурная или структурно-хронологическая;
· хронологически-функциональная (хронологически-отраслевая) или функционально-хронологическая ( отраслевая-хронологическая );
· хронологически-тематическая или тематически-хронологическая.
В исключительных случаях может использоваться хронологически-номинальная или номинально-хронологическая схема.
Хронологически-структурная схема применяется обычно в том случае, если организация действующая (с учетом дальнейшего пополнения ее архивного фонда) или организация ликвидирована, но структура ее часто изменялась.
Структурно-хронологическая схема сможет применяться для архивного фонда, имевших стабильную структуру или ликвидированных организаций.
Данные типы схем являются наиболее распространенными.
Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая, хронологически-отраслевая или отраслевая – хронологическая схемы применяются для организации архивного фонда тех фондообразователей , у которых нет подразделений или они подвергались частым изменениям.
Дела в соответствии с этими схемами располагаются по типовым направлениям деятельности – функциям (руководство, планирование, финансирование и т.д.) или направлениям деятельности, отражающим специфику данного фондообразователя (медицинское обслуживание, организация учебного процесса, пчеловодство и т.д.)
Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схема применяются для небольших по объему фондов и для архивных коллекций.
Хронологически-номинальная или номинально-хронологическая схемы применяются для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел.
При использовании в схеме номинального признака учитывают вид дела (журналы учета, книги регистрации, материалы и т.п.) или вид документа (протоколы, приказы, планы, отчеты и т.п.).
По таким же схемам организуются документы внутри каждого архивного фонда, вошедшего в состав объединенного архивного фонда. При этом для фондов однотипных организаций используются одинаковые классификационные схемы
Далее дела фондов, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей , по алфавиту их названий, по хронологии их создания.
Для коллекций могут применяться следующие съемы:
— тематически-хронологическая или хронологически-тематическая;
— номинально-хронологическая или хронологически-номинальная;
— тематически-номинальная или номинально-тематическая.
После расположе ния докумен тов в соответствии со схемой классификации, далее они могут располагаться по видам документов, по авторскому , корреспондентскому, вопросному, географического признакам. Авторы, корреспонденты, географические наименования могут располагаться как по значимости, так и по алфавиту.
Свою специфику имеет систематизация электронных документов, которая выражается в их нефондовой организации. Это связано с тем, что электронные документы группируются в первую очередь по видам носителей информации, а внутри видов носителей – по форматам представления информации и затем по характеру зафиксированной информации.
Тип, вид носителя определяется соглашением сторон при передаче электронных документов в архив.
Сотрудники архивохранилища, изучив порядок организации дел внутри архивного фонда, осуществляют предварительную систематизацию дел в соответствии с ранее разработанной схемой классификации.
Предварительную систематизацию можно проводить с использованием карточек на дела с заголовками (при карточном способе систематизации).
Группировка непосредственно дел или карточек в соответствии с принятой схемой проводится сначала по основным признакам: по структурным частям, отраслям или функциям деятельности, темам, хронологии, затем по второстепенным признакам: по видам документов или дел, алфавиту авторов или корреспондентов, содержанию, алфавиту географических названий и опять хронологии. При систематизации учитываются и делопроизводственные индексы дел.
Сложность классификации в пределах самой мелкой группы дел заключается в том, что приходится одновременно учитывать все признаки и располагать дела в систематическом порядке с учетом значимости авторов, корреспондентов, содержания и т.д.
Так, например, дела внутри структурного подразделения можно расположить последовательно с учетом признаков:
— номинального (по значимости видов документов);
— авторского (по значимости или в алфавитной последовательности авторов);
— корреспондентского (по значимости или алфавитной последовательности корреспондентов);
— предметно-вопросного (по значимости вопросов);
При распределении дел по схемам классификации необходимо иметь в виду следующее:
— дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данное учреждение (структурное подразделение) из другого учреждение (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;
— планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы – к последнему году отчетного периода ;
— дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;
— в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.
Принадлежность дел к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенного на обложке дела, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.
При расположении единиц хранения по хронологии необходимо сначала помещать единицы хранения, датированные числом, месяцем и годом, затем – единицы хранения, датированные месяцем и годом, и, наконец – единицы хранения, датированные только годом.
Разработанная схема классификации с распределением дел внутри группы оформляется в текстовом варианте и включается в дело фонда ( см. п. 2.1.2 ).
В схеме классификации документов архивного фонда последовательно перечисляются все разделы, подразделы и более мелкие деления, в которые должны быть сгруппированы документы дела фонды. Порядок расположения документов дел в пределах самых низших делений отражается перечислением заголовков дел.
Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственного и муниципального архивов. Кроме того, классификационная схема – это основа структуры описи.
Практическое осуществление организации документов архивного фонда, т.е. систематизация может проводиться двумя способами: непосредственной группировкой и расположением документов и дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.
При непосредственной систематизации дела физически группируются по разделам и другим более мелким делениям схемы и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.
При карточном способе систематизации группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. И только после этого проводится уже окончательная группировка дел фонда.
Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, т.к. не требует многократного перемещения единиц хранения, а также экономит рабочее время.
После проведения группировки карточек в соответствии с классификационной схемой на них проставляются архивные цифры ( см. п. 4.1.5 ). Затем необходимо сопоставить заголовки дел на о бложках и карточках .
Завершается систематизация фактической подборкой дел по карточкам и их расположением в соответствии с проставленными на карточках архивными шифрами.
Источник
